Cómo generar facturas en WooCommerce

WooCommerce permite convertir nuestro WordPress en una tienda online, pero el plugin WooCommerce no tiene ninguna funcionalidad que permita emitir o generar facturas.

Por ello se va a explicar cómo configurar el plugin gratuito WooCommerce PDF Invoices, que permite emitir, gestionar y generar facturas para nuestra tienda online realizada con WooCommerce.

Dicho plugin lo podrás encontrar en el repositorio de plugins de WordPress.

Plugin para generar facturas en WooCommerce

Configuración del plugin WooCommerce PDF Invoices

El plugin consta de 3 pestañas en donde podremos realizar la configuración del mismo.

Pestaña general

En esta pestaña se introducirán todos los datos de la tienda, como por ejemplo:

  • Cabecera o logotipo: Permite insertar nuestro logo a la factura.
  • Altura de la imagen: Usado para adecuar si la imagen fuera muy alta,
  • Nombre de la tienda: Para definir el nombre de nuestra tienda o local dentro de la factura.
  • Dirección de la tienda: Campo para introducir la dirección física de nuestra tienda.
  • Pie de la página de la factura: Campo para introducir datos el CIF de la tienda, datos de contacto,  enlace a la página de términos y condiciones de uso, etc.
  • Otra información extra: Si fuera necesario añadir más información, hay varios campos donde introducir estos datos.
Datos de la factura de WooCommerce

Pestaña documentos

Desde esta pestaña se configuran tanto las facturas como los albaranes.

Es en pestaña donde se activan o desactivan las facturas de WooCommerce, el primer «check» es el encargado de ello, por lo general, debieras de marcarlo.

Activar factura WooCommerce

Dónde adjuntar la factura y cuándo crearla

La siguiente opción, adjunta a, sirve para indicar donde se quiere adjuntar factura en el correo electrónico que recibirá el usuario según el estado del pedido.

La opción «desactivar para» es muy importante, aquí se va a indicar aquellos estados de pedidos que no deben generar factura.

Adjuntar factura en WooCommerce

Ten en cuenta que cada vez que se genera una factura, el número de la misma se incrementa, no tiene sentido que cuando llegue un pedido con el estado «pendiente de pago» o «cancelado» se genere una nueva factura cuando la transacción no se ha finalizado.

Lo ideal, por lo general, es generar la factura cuando un pedido tenga el estado «procesando».

Datos del cliente en la factura

Siguiendo con esta pestaña, se configuran los datos del cliente a incluir en la misma, como por ejemplo el email, la dirección de facturación y/o la de envío, que aparezcan las notas del pedido, etc.

Información extra de la factura

Siguiente número de la factura

Este plugin de facturas para WooCommerce permite volver a empezar la numeración a partir de cierto número, para ello habría que editar el campo «siguiente número de la factura».

Numeración de la factura de WooCommerce

El número 369 indica que el próximo pedido correcto generará una factura con el número 369.

Una posibilidad que añade este plugin, es el poder alterar el número de la factura desde el detalle de un pedido, como se puede ver en la siguiente imagen.

Edición de una factura emitida en WordPress y WooCommerce

Formato de la factura

El formato de la numeración de la factura se puede adecuar según varias necesidades, se puede añadir:

  • Prefijo a la factura, pudiendo mostrar el año o mes de forma automática
  • Sujijo
  • Definir la cantidad de números de la misma
Formato de la factura de WooCommerce

El resto de ajustes no son especialmente relevantes como los anteriores, pero no hay dejar de revisarlo por si fueran de interés, por ejemplo que se reinicie el número de la factura cada año o bien definir cuando se podrá el cliente descargar facturas.

Otros ajustes

Pestaña de estado

Estos ajustes se usan por lo general para tratar de detectar errores durante el proceso de la generación de la factura, no son muy relevantes y por ello no entro en detalle como en los ajustes anteriores.

Facturas en los pedidos de WooCommerce

Dentro del listado de pedidos de WooCommerce, puede ser interesante tener un enlace a la factura de cada pedido.

Para ello, acude a las «opciones de pantalla» y marca la casilla de acciones.

Acciones para presentar la factura

En la última columna de los pedidos aparecerán los botones para descargar de forma rápida la factura y albarán de ese pedido.

Descargar factura desde WordPress

Factura en el detalle del pedido

Estando en el detalle de un pedido, observamos las dos funcionalidades que incorpora este plugin.

La primera de ellas, es poder alterar, como vimos anteriormente, el número de la factura de ese pedido, es decir, podemos modificar el número de una factura ya emitida.

Una posibilidad extra que tiene, es el añadir notas a la factura a través de la opción «notas».

Introducir datos extra en la factura

Crear la factura manualmente

Por último, en el menú lateral derecho de WordPress se encuentran las opciones para crear manualmente la factura y el albarán en PDF.

Crear una factura manualmente en WooCommerce

Conclusiones

La versión gratuita del plugin WooCommerce PDF Invoices cumple con creces la gestión y generación de facturas en WooCommerce para adecuarse a la normativa vigente. Además permite mostrar el campo DNI o CIF si el usuario ha introducido sus datos correspondientes.

Como único «punto negativo» es que no tiene una generación masiva de facturas, por si se quisieran obtener a la vez todas las facturas del mes pasado, esa funcionalidad se encuentra en su formato «premium».

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