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Cómo generar facturas en WooCommerce
WooCommerce permite convertir nuestro WordPress en una tienda online, pero el plugin WooCommerce no tiene ninguna funcionalidad que permita emitir o generar facturas.
Por ello se va a explicar cómo configurar el plugin gratuito WooCommerce PDF Invoices, que permite emitir, gestionar y generar facturas para nuestra tienda online realizada con WooCommerce.
Dicho plugin lo podrás encontrar en el repositorio de plugins de WordPress.
Configuración del plugin WooCommerce PDF Invoices
El plugin consta de 3 pestañas en donde podremos realizar la configuración del mismo.
Pestaña general
En esta pestaña se introducirán todos los datos de la tienda, como por ejemplo:
- Cabecera o logotipo: Permite insertar nuestro logo a la factura.
- Altura de la imagen: Usado para adecuar si la imagen fuera muy alta,
- Nombre de la tienda: Para definir el nombre de nuestra tienda o local dentro de la factura.
- Dirección de la tienda: Campo para introducir la dirección física de nuestra tienda.
- Pie de la página de la factura: Campo para introducir datos el CIF de la tienda, datos de contacto, enlace a la página de términos y condiciones de uso, etc.
- Otra información extra: Si fuera necesario añadir más información, hay varios campos donde introducir estos datos.
Pestaña documentos
Desde esta pestaña se configuran tanto las facturas como los albaranes.
Es en pestaña donde se activan o desactivan las facturas de WooCommerce, el primer «check» es el encargado de ello, por lo general, debieras de marcarlo.
Dónde adjuntar la factura y cuándo crearla
La siguiente opción, adjunta a, sirve para indicar donde se quiere adjuntar factura en el correo electrónico que recibirá el usuario según el estado del pedido.
La opción «desactivar para» es muy importante, aquí se va a indicar aquellos estados de pedidos que no deben generar factura.
Ten en cuenta que cada vez que se genera una factura, el número de la misma se incrementa, no tiene sentido que cuando llegue un pedido con el estado «pendiente de pago» o «cancelado» se genere una nueva factura cuando la transacción no se ha finalizado.
Lo ideal, por lo general, es generar la factura cuando un pedido tenga el estado «procesando».
Datos del cliente en la factura
Siguiendo con esta pestaña, se configuran los datos del cliente a incluir en la misma, como por ejemplo el email, la dirección de facturación y/o la de envío, que aparezcan las notas del pedido, etc.
Siguiente número de la factura
Este plugin de facturas para WooCommerce permite volver a empezar la numeración a partir de cierto número, para ello habría que editar el campo «siguiente número de la factura».
El número 369 indica que el próximo pedido correcto generará una factura con el número 369.
Una posibilidad que añade este plugin, es el poder alterar el número de la factura desde el detalle de un pedido, como se puede ver en la siguiente imagen.
Formato de la factura
El formato de la numeración de la factura se puede adecuar según varias necesidades, se puede añadir:
- Prefijo a la factura, pudiendo mostrar el año o mes de forma automática
- Sujijo
- Definir la cantidad de números de la misma
El resto de ajustes no son especialmente relevantes como los anteriores, pero no hay dejar de revisarlo por si fueran de interés, por ejemplo que se reinicie el número de la factura cada año o bien definir cuando se podrá el cliente descargar facturas.
Pestaña de estado
Estos ajustes se usan por lo general para tratar de detectar errores durante el proceso de la generación de la factura, no son muy relevantes y por ello no entro en detalle como en los ajustes anteriores.
Facturas en los pedidos de WooCommerce
Dentro del listado de pedidos de WooCommerce, puede ser interesante tener un enlace a la factura de cada pedido.
Para ello, acude a las «opciones de pantalla» y marca la casilla de acciones.
En la última columna de los pedidos aparecerán los botones para descargar de forma rápida la factura y albarán de ese pedido.
Factura en el detalle del pedido
Estando en el detalle de un pedido, observamos las dos funcionalidades que incorpora este plugin.
La primera de ellas, es poder alterar, como vimos anteriormente, el número de la factura de ese pedido, es decir, podemos modificar el número de una factura ya emitida.
Una posibilidad extra que tiene, es el añadir notas a la factura a través de la opción «notas».
Crear la factura manualmente
Por último, en el menú lateral derecho de WordPress se encuentran las opciones para crear manualmente la factura y el albarán en PDF.
Conclusiones
La versión gratuita del plugin WooCommerce PDF Invoices cumple con creces la gestión y generación de facturas en WooCommerce para adecuarse a la normativa vigente. Además permite mostrar el campo DNI o CIF si el usuario ha introducido sus datos correspondientes.
Como único «punto negativo» es que no tiene una generación masiva de facturas, por si se quisieran obtener a la vez todas las facturas del mes pasado, esa funcionalidad se encuentra en su formato «premium».
Buenas tardes,
Muy buen plugin, lo he implementado en mi página y la verdad que es genial.
Revisando este post, me di cuenta que en el apartado de pedidos hay una opción que pone «Pedido Redsys». No me queda muy claro que es, porque no he encontrado esa opción y uso la pasarela de pago de Redsys también. ¿Es algun plugin adicional o algo por el estilo?
Hola Álvaro, esa columna de «Pedido Redsys» es un identificador del pedido, en este caso la añade un plugin de Redsys, esa información es ajena al plugin de facturas 😉
Hola Javier, gracias por contestar :). Vale, ya decía yo que no encontraba la opción jeje. Serías tan amable de decirme que plugin de Redsys lo añade, gracias y un saludo!
Hola Álvaro,
El plugin es de pago, se llama RedSys & Bizum Gateway for WooCommerce Pro.
Lo compré aquí: https://codection.com/producto/redsys-gateway-for-woocommerce/
¡Un saludo!
Oh, genial!! Muchas gracias Javier,
Un saludo!!
Hola Javier,
Tengo este plugin funcionando en mi tienda Online. El caso es que cuando me genera una factura no me desglosa el IVA y no hay lugar donde aparezca esto. ¿Es posible que esta opción aparezca solo en la versión premium?
Gracias y un saludo.
Hola José Manuel,
No se trata de ninguna opción premium, hay que retocar un par de cosillas de WooCommerce.
Lo primero de todo, desactiva la geolocalización de WooCommerce desde WooCommerce > Ajustes > General y selecciona la opción de «Dirección principal del negocio»
Luego ve a WooCommerce > Ajustes > Impuestos > Opciones de impuestos marca el «si» para indicar que los precios llevan impuestos, luego más abajo asegúrate que la «Visualización del total de impuestos» sea detallado.
Prueba ahora a hacer un pedido, si en el detalle de pedido dentro de tu WooCommerce te aparece el IVA desglosado, entonces te aparecerá en la factura (cuando hagas estos ajustes la factura desglosada con IVA aparecerán para los siguientes pedidos, no para los anteriores).
Si tienes algún sistema de caché no olvides borrarla.
¡Ya me dirás si te ha funcionado! Si no, me dices!
¡Un saludo!
Buenas tardes Javier:
Estaba buscando la solución al mismo problema que tiene José Manuel y me he encontrado con tu blog.
He seguido las indicaciones y si que me aparece el desglose de cada item la base imponible y el IVA y también el total pero cuando saco una factura nueva no se refleja.
¿Habría algo más que modificar?.
Gracias.
Hola Carlos,
El problema es que a los pedidos ya emitidos, la factura no reflejará el IVA, tan solo a los nuevos pedidos.
Al menos, yo, con pedidos antiguos no he conseguido que me incluya estos desgloses.
¡Un saludo!